2020年07月10日
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第一章 总则
第一条 为规范我校学生资助工作档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《高等学校档案管理办法》《四川农业大学档案管理办法》等文件精神，结合学校学生资助工作实际，特制定本办法。
第二条 学生资助工作档案是指涉及学生资助业务的部门在落实资助政策过程中直接形成各种原始资料和历史记录的总称，是落实国家、省和学校资助政策的重要凭证，包括但不仅限于上级政策下达，资助业务工作安排，学生受助申请、受助资格审查与公示、学校审核，资助资金发放与管理等全部文件资料。
第三条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期。家庭经济困难学生认定、研究生无固定工资收入认定、国家奖助学金、服兵役国家教育资助学生个人申请等材料的扫描件永久保存，纸质件至少保存至学生毕业后2年。
第二章 档案管理机构及职责
第四条 学校学生资助工作领导小组负责学校学生资助档案工作的指导与检查，由分管校领导担任组长，相关职能部门和学院分管领导担任成员。
第五条 学生处是学生资助档案工作的管理部门，负责统筹全校学生资助档案的收集、整理、统计、鉴定和使用等管理工作，并向学校学生资助工作领导小组汇报资助档案工作的年度实施情况。主要职责是：
（一）接受相关教育行政部门和档案行政管理部门的业务指导、监督和检查，并依法为相关部门和受助学生提供档案信息查询服务。
（二）全面负责指导各学院资助业务档案管理工作，进行业务培训、指导、监督和检查，确保学生资助档案妥善保存，严防遗失、泄密和私自销毁。
（三）督促各学院做好本院学生资助档案的接收、保管统计和使用；指导学院完成档案材料汇总、整理、装订，定期移交学校档案馆。
（四）针对纸质档案应使用密集架或专用铁皮柜保管以达到防火、防盗、防霉、防潮的目的；针对电子档案应做好异质备份，确保学生资助信息安全，并同有访问权限的管理人员签订保密协议。
（五）对于违反本办法的行为，按照有关规定予以处理；涉嫌犯罪的应依法移送司法机关追究刑事责任。
第六条 学院家庭经济困难学生认定工作组（以下简称认定工作组）由分管学生工作的党委（副）书记担任组长，由专人担任成员，负责按学校要求落实本院学生资助档案保管工作，主要职责是：
（一）严格按照本办法的规定收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务纸质和电子材料。收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改。
（二）学院学生资助档案管理人员应及时将本院各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期归档。
（三）不按规定建立和移交档案，给受资助学生造成损失的，将依照有关规定予以查处。
第三章 归档范围和要求
第七条 学校学生资助工作归档范围：
（一）各类由教育部、全国学生资助管理中心，教育厅、省学生资助管理中心下达的资助政策文件。
（二）学校学生资助管理机构的成立、人员配备和分工、职能职责等相关文件。
（三）全校资助经费预算及监管相关材料。资助专项资金预算文件、资助经费管理、拨付及资助指标使用，资助资金发放明细表、银行拨付凭证等相关材料。
（四）各类由学校发布的资助政策文件、相关工作通知、会议纪要及学校评审报告等材料。
（五）学校“奖助勤贷补免”等资助项目学生初审名册，校内公示结果及投诉处理情况等材料。
（六）学生资助诚信电子档案，范围涵盖学生个人缴费、贷款、受助等诚信状况信息材料。
（七）检查学院落实学校资助政策情况的信访、举报、投诉资助工作违纪违规案件调查取证、处理结果等相关材料。
（八）学校资助育人工作的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料。
（九）其他资助工作需保存的材料。
第八条 学院学生资助工作档案归档范围：
（一）“奖助勤贷”及家庭经济困难学生认定、国家奖助学金评定等初审过程材料。
（二）学生资助诚信档案，包括学生个人缴费、贷款、还款及受助等诚信状况信息材料。
（三）公示结果及学生、群众投诉处理记录，信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的材料。
（四）反映学生资助育人工作的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料。
（五）其他资助工作需保存的材料。
第九条 归档时间：各学院应当按学年度进行整理归档，一般可按工作开展时间整理组卷；在每年12月前完成上一学年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。
第十条 归档文件材料质量：归档文件必须用碳素墨水、蓝黑墨水书写或使用计算机打印；归档文件必须是原件，一律使用A4或A3纸。
第十一条 所有档案依次按学年度、专项、学院、年级、班级归类保存。
第十二条 档案管理负责人应保证经办文件的系统完整，各种附件一律不准抽存。因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第四章 档案资料查借阅及销毁
第十三条 档案资料查、借阅参见《四川农业大学档案管理办法》履行申请、审批等手续办理。
第十四条 档案馆对已到保管期限的档案，按有关规定进行鉴定及销毁；学生处、学院保管的已到保管期限的档案，销毁程序参照执行。
第五章 附则
第十五条 本办法自发布之日起由学生处负责解释并执行。
学 生 处
2020年7月10日