2023年03月02日
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各学院,各相关单位：
根据上级文件及审计要求，为确保我校国家奖助学金、社会捐资、校级奖助学金等项目的评审材料及时、完整、规范归档，现将有关事项通知如下：
一、归档材料项目及内容要求
（一）家庭经济困难学生认定
1.关于成立XX学院学生奖励及资助工作机构的相关通知（含奖励及资助工作评审委员会，困难生认定工作组、督查组）（学院红头文件）。当年无调整的，可提供往年文件。
2.XX学院关于开展2022-2023学年度家庭经济困难认定工作的通知，XX学院关于开展20XX年家庭经济困难认定动态调整的通知（加盖学院公章的通知并附通知发布截图）。
3.家庭经济困难学生认定小班评议评分表（学生本人、评议组组长签字确认，按年级、专业、班级顺序整理）。
4.家庭经济困难学生认定工作小班评议会督察情况登记表（评议组长、督察员签字确认，按年级、专业、班级顺序整理）。
5.XX学院家庭经济困难学生认定工作认可度测评结果统计表（分管领导签字、加盖公章）。
6.XX学院家庭经济困难拟认定学生名单公示（按年级、专业、班级、学号顺序排序，加盖公章并附公示发布截图）。
7.若当年如有投诉信访函件，提供相关处理意见及结果（分管领导签字，加盖公章）。
（二）国家奖学金
1.关于成立XX学院学生奖励及资助工作机构的相关通知（含奖励及资助工作评审委员会，困难生认定工作组、督查组）（学院红头文件）。当年无调整的，可提供往年文件。
2.XX学院关于开展2021-2022学年度国家奖学金评选工作的通知（加盖学院公章的通知并附通知发布截图）。
3.XX学院国家奖学金评审管理办法（学院红头文件），当年未修订的，可提供往年文件。学院无相关评审管理办法，附学校相关评审管理办法。
4.学生申请相关材料及评定过程相关材料（学院根据实际情况提供，文字材料、照片或新闻截图均可）。
5.《2021-2022学年国家奖学金申请审批表》，学校盖章后返回学院，自行保存。若当年未返回盖章材料，以四川省学生资助管理系统中上报审核通过名单材料为准，不再另行准备。
6.XX学院国家奖学金评审报告（学院红头文件）。评审报告内容包含评审依据、学院国家奖学金名额分配、评审程序、公示和评审结果等情况，并以附件形式附上《2021-2022学年XX学院本专科生国家奖学金评审委员会评审意见》（评审委员会主任签字）和《2021-2022学年XX学院本专科生国家奖学金获奖学生名单初审名单表》（加盖学院公章、按年级、专业、学号顺序排序）。
7.2021-2022学年XX学院本专科生国家奖学金评审委员会会议纪要（学院红头文件）。
8.2021-2022学年XX学院本专科生国家奖学金拟评推荐人选公示名单（按年级、专业、学号顺序排序，加盖公章并附公示发布截图）。
9.若当年如有投诉信访函件，提供相关处理意见及结果（分管领导签字，加盖公章）。
（三）国家励志奖学金
归档材料内容及要求同国家奖学金。
（四）国家助学金
1.国家助学金小班评定结果汇总表（学生本人、评议组组长签字确认，按年级、专业、班级顺序整理）。
2.国家助学金小班评议会督察情况登记表（评议组长、督察员签字确认，按年级、专业、班级顺序整理）。
其它归档材料内容及要求同国家奖学金。
（五）社会捐资奖助学金
1.关于成立XX学院学生奖励及资助工作机构的相关通知（含奖励及资助工作评审委员会，困难生认定工作组、督查组）（学院红头文件）。当年无调整的，可提供往年文件。
2.XX学院关于开展2022年社会捐资奖助学金评选工作的通知（加盖学院公章的通知并附通知发布截图）。
3.院级社会捐资奖助学金捐赠协议。
4.学生申请相关材料及评定过程相关材料（学院根据实际情况提供，文字材料、照片及新闻截图均可）。
5.XX学院社会捐资拟评人选公示名单（加盖公章并附公示发布截图）。
6.院级社会捐资资金发放函及资金发放名单（分管领导签字、协议签订负责人签字）。
（六）校级奖助类项目
1.单项奖、优秀学生奖学金、寒梅飘香工程“三星”评选。归档材料内容及要求参考国家奖助学金准备保存。
2.勤工助学。本单位勤工助学岗位招聘、岗位培训、值班时长和工作内容台账等材料。
3.爱心基金。临时困难补助申请书（班主任签字、分管领导签字）；爱心基金资金发放名单（含发放学生姓名、学号、发放事由、发放金额、经办人姓名；分管领导签字）。从爱心基金支出的勤工助学固定岗劳酬部分，发放事由为“勤工助学固定岗劳酬”。
二、工作要求
1.按照学校要求，为推进档案材料数字化发展，院级学生资助各项目归档材料不再要求提交上报档案馆，请各单位高度重视各类归档材料的整理保存，自行负责本单位档案的完整性和规范性，如有需要，学校将直接调取学院相关档案材料。
2.以上归档材料各单位自选保存形式，均可以电子版或者纸质档保存备查，如奖项负责人有调整，务必做好档案交接工作，学校将不定期对档案材料进行抽查。
3.国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金的评审报告、评审委员会会议纪要、评审委员会评审意见等材料可分项撰写准备，也可综合撰写准备。
4.家庭经济困难认定公示名单、国家奖助学金公示名单应于四川省学生资助管理系统审核上报名单一致。
学生资助中心
2023年3月2日